Tájékoztató a 2007. évi NCA pályázatok utazással kapcsolatos költségeinek elszámolási módjáról. (2008.11.03.)
Az alábbiakban segítséget szeretnénk adni az 2007. évi NCA pályázatokon nyertes civil szervezeteknek az utazással kapcsolatos költségek megfelelő elszámolásához.
Anyagköltségként, az üzemanyag költségek között számolható el a civil szervezet tulajdonában lévő, vagy a civil szervezet által bérelt gépjármű használatához beszerzett üzemanyag költsége az útnyilvántartással igazolt használat mértékében. Az elszámoláshoz útnyilvántartást, a civil szervezet nevére szóló üzemanyag számlát és a számla kifizetését igazoló bizonylatot kell beküldeni.
Az „Igénybevett anyagjellegű szolgáltatások” fősoron, a Szállítás alsoron számolható el az, ha a civil szervezet sofőrrel együtt bérel gépjárművet, pl. autóbuszt. Ebben az esetben a szervezet személyszállítási szolgáltatást vesz igénybe, az elszámoláshoz a szervezet nevére szóló számlát és a számla kifizetését igazoló bizonylatot kell beküldeni.
Ugyanezen a fősoron, vagyis az „Igénybevett anyagjellegű szolgáltatások” fősoron, az utazási és kiküldetési költségek között a civil szervezet alkalmazottjának, tisztségviselőjének, megbízottjának, illetve az önkéntesnek az utazási költségei számolhatóak el, ha azok a civil szervezet érdekében merültek fel. (Ebben az esetben beszélünk kiküldetésről, az abban résztvevők a kiküldöttek.) Az elszámolás módja a következő lehet:
Tömegközlekedési jármű használata esetén az elszámoláshoz kiküldetési rendelvényt, a civil szervezet nevére szóló számlát és a számla kifizetését igazoló bizonylatot kell beküldeni.
Kivételt képez az az eset, ha a kiküldött kedvezményes vasúti jegyre jogosult, ebben az esetben elfogadjuk a kiküldött nevére szóló számlát.
A kiküldött tulajdonában lévő személygépjármű használata esetén az elszámolható üzemanyagköltség mértékét a kiküldetéssel kapcsolatban megtett távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által havonta közzétett üzemanyagár határozza meg, az elszámoláshoz kiküldetési rendelvényt és kifizetési bizonylatot kell beküldeni.
„Személyi jellegű költségek” fősoron, vagyis személyi jellegű kifizetésként a költségtérítések alsoron a civil szervezet alkalmazottjának munkába járással kapcsolatos költségei számolhatók el. (Az így fizetendő/fizethető térítéseket kormányrendelet szabályozza.) Ebben az esetben az elszámoláshoz be kell küldeni a civil szervezet és a munkavállaló közötti megállapodást, valamint azt a dokumentumot (pl. jelenléti ívet), amely igazolja, hogy a munkavállaló a munkahelyén megjelent.
Kérjük, ne felejtse el a fent említett pénzügyi bizonylatokat záradékolni, majd hitelesíteni kell a következő módon:
- a bizonylat eredeti példányára rá kell vezetni, hogy „…. Ft a ……… pályázati azonosítószámú NCA szerződés terhére elszámolva”,
- a bizonylatot ezt követően le kell fénymásolni, majd
- a másolatra kék tollal vagy pecséttel rá kell vezetni, hogy „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.”,
- ezután a fénymásolatot el kell látni kék tollal a képviselő vagy meghatalmazottja aláírásával és dátummal.
Amennyiben kérdése merül föl elszámolásával kapcsolatban, kérjük, olvassa el figyelmesen a Pénzügyi útmutatót, illetve forduljon bizalommal Ügyfélszolgálatunkhoz az info@nca.hu e-mail címen.
